Organisaties zetten vaak een externe notulist in voor objectieve verslaglegging. Zo komen medewerkers onder deze doorgaans weinig geliefde taak uit. Wat komt er bij notuleren kijken? Emmy Goes is notulist en vertelt over haar vak.
Van ruw naar definitief
Ik maak mijn notulen altijd direct op mijn laptop en heb dan meteen na de vergadering een ruwe versie van het verslag klaar. Die bewerk ik vervolgens op basis van een geluidsopname van de bijeenkomst. Dingen waar ik dan in het bijzonder op let, zijn spelling, namen, afkortingen, gebruik van spreektaal, objectiviteit van het taalgebruik en lay-out.
Taal van de notulist
Gezien de vele (lees)prikkels voor de gemiddelde mens streef ik naar een beknopte weergave, met discussies op hoofdlijnen. Daarbij maak ik veelal gebruik van gestandaardiseerde zinnen als:
* De vergadering wisselt van gedachten over….
* Er volgt een voorstelronde.
* De heer X benadrukt met klem dat….
* Mevrouw Y. heeft besloten haar functie als bestuurslid neer te leggen en licht haar besluit toe.
Taal van de opdrachtgevers
Elke bijeenkomst heeft zijn eigen taal en terminologie. Regelmatig word ik verrast door mij onbekende begrippen en uitdrukkingen. Zo herinner ik mij een vergadering waarin bewoners hun onvrede uitten over de snoeiwerkzaamheden die de gemeente in hun wijk had uitgevoerd. Op een gegeven moment togen ze naar buiten voor een inspectie ter plekke. Het leek De Rijdende Rechter wel! Een ter zake kundige sprak daarbij over het rillen van takken. Een takkenwal of houtril blijkt een smalle takkenhoop die wordt gemaakt van in de lengte opgestapelde takken en hakhout. De wal is vaak langgerekt en dient soms als perceelafbakening. Nooit van gehoord….
Uit VvE-vergaderingen (Vereniging van Eigenaren): MOP (Meerjarenonderhoudsplan), boeiboorden, daklijst, splitsingsakte, rookgasafvoer.
Uit vergaderingen van Afdelingen Verkeer en Vervoer van gemeentes: tweepuntschicane, fietssuggestiestroken, punaises en wokkel/puls (uit een verslag over de aanleg van de Fietsbrug Leidsche Rijn/Oog in Al Utrecht).
Zo wordt mijn woordenschat geregeld uitgebreid!
Duizendpoot
Er wordt wel gesteld dat een notulist van iedere bijeenkomst een verslag moet kunnen maken. I beg to differ. Zo zijn technische, zwaar financiële of medische vergaderingen niet aan mij besteed. Het is simpelweg niet prettig het gesprek onvoldoende te kunnen volgen.
Wat mij betreft, is notuleren een vak en beslist niet saai! Een klik met een opdrachtgever is daarbij voor mij conditio sine qua non. Als notulist kom ik op veel plekken. Een ideale combinatie met het thuiswerken als vertaler.
Emmy Goes notuleert jaarlijks naar schatting 50 vergaderingen. Daarnaast is ze actief als vertaler en tolk Italiaans.